So gelingen digitale Meetings

Konferenzen und Meetings leben vom persönlichen Austausch. In Zeiten von Social Distancing ist es jedoch nicht immer möglich, (potenzielle) Geschäftspartner und Kollegen live zu treffen. Wie es auch im Online Live-Stream gelingen kann, professionell mit Teilnehmenden zu interagieren, liest Du hier.

Gruppenmeetings: Moderator bestimmen

„Virtuell ist es schwieriger alle Teilnehmer im Blick zu haben. Deshalb empfiehlt es sich, einen Moderator zu bestimmen“, rät Kerstin Steffen, Marketingleiterin vom E-Learning Anbieter imc AG. Fragende Blicke, Zustimmung oder Skepsis lassen sich nicht so einfach registrieren und es sollte daher häufiger nachgefragt werden. „Ab mindestens vier Teilnehmern sollte ein Moderator dafür sorgen, dass alle nacheinander reden“, stimmt Simone Stargardt zu. Sie ist Fachfrau für modernes Personalmanagement und Inhaberin einer Weiterbildungsakademie. Denn nichts stört eine Videokonferenz mehr, als wenn mehrere gleichzeitig sprechen. Je nach genutztem Programm ist es möglich, als Administrator andere Teilnehmer stummzuschalten. „Das empfiehlt sich allerdings nur bei größeren Runden und sollte vorher kurz angesagt werden“, betont Stargardt. Der Moderator sollte außerdem während des Gesprächs immer wieder rekapitulieren und das Gesagte kurz zusammenfassen. Eine kleine Agenda im Vorfeld gibt eine Leitlinie für den Inhalt, der hier abgearbeitet werden soll.

Intuitiv bedienbares Tool einsetzen

„Wenn Eingeladene noch wenig Erfahrung mit Online-Konferenzen haben, ist es besonders wichtig, dass sie möglichst niederschwellig teilnehmen können“, lautet Stargardts Tipp. Die Chefin von carriere & more mit Standorten in der Region Stuttgart, Mannheim und Würzburg hat vergangenes Jahr wegen der Corona- Pandemie Meetings, Informationsveranstaltungen und den kompletten Unterricht in den virtuellen Raum verlegt. Dazu loggen sich Teilnehmer und Dozenten in den Live-Unterricht über die Plattform Zoom ein, einem browserbasierten Videokonferenz-Tool das in der Basisversion kostenlos ist. Im Prinzip ist jedes Werkzeug sinnvoll, das niederschwellig genutzt werden kann: von Skype oder MS Teams über Facetime bis hin zur Whatsapp-Videotelefonie. „Wir nutzen Microsoft Teams, es gibt aber auch diverse andere Programme, die ähnliche Funktionen bieten“, erzählt Digitalexpertin Steffen. Für die Nutzung hat sie interne Guidelines erstellt, die Usern helfen, sich professionell zu verhalten. „Wir wollen zum Beispiel, dass die Kamera wann immer möglich eingeschaltet ist, das gibt einen Mehrwert fürs Gespräch“, betont die Führungskraft.

Bandbreite schonen

Simone Stargardt hat einen Tipp, um die maximale Bandbreite herauszuholen: „Am besten für das Online-Meeting einen ruhigen Ort mit wenig Störgeräuschen und gutem Empfang aufsuchen und nicht mit dem Mobilgerät in der Wohnung umherlaufen.“ Außerdem sollten vor dem Start ins virtuelle Meeting sämtliche Cloud-Synchronisationen angehalten und laufende Programme beendet werden. Bei Problemen mit dem Ton besser ein Headset benutzen, zum Beispiel die Kopfhörer des Smartphones. „Wir empfehlen bei schlechter Bandbreite, die Kamera zu deaktivieren, den Kollegen kurz Bescheid zu geben und sich neu einzuwählen“, sagt Steffen. Auch sei es sinnvoll, Besprechungen auf „ungerade“ Zeiten zu legen wie 9:50 Uhr oder 15:20 Uhr oder auf Randzeiten auszuweichen, an denen der Traffic generell nicht so hoch ist.

Fehlende Live-Kommunikation ausgleichen

Virtuelle Beratungen sind anders als persönliche Treffen. „Deshalb sollte man beim Sprechen in digitalen Meetings mehr Pausen machen, um Gelegenheit für Rückfragen zu geben“, sagt die Fachfrau fürs digitale Lernen, Kerstin Steffen. Besprechungsregeln, eine klare Kommunikation und eindeutige Aufgabenverteilung sind hier wichtig. „Arbeiten Sie noch mehr mit Deadlines und Absprachen als sonst“, rät die Marketingfrau. Sicher können Chats, Smileys & Co die Kommunikation während der Videokonferenz erleichtern. Kleine Symbole können Humor und Gefühle transportieren, wo das per Körpersprache schlecht möglich ist. „Wir machen gerne ein kurzes Blitzlicht zu Beginn, um die Stimmung der Teilnehmer abzufragen. Dann können alle ein entsprechendes Emoji in den Teamchat stellen“, erzählt Steffen. Auch könne man den Chat zum Sammeln von Fragen nutzen, die am Ende des Online-Termins beantwortet werden.

Körpersprache, Stimme und Haltung

„In die Kamera schauen, aufrecht sitzen, auch zu Hause ‚ordentliche Kleidung‘ tragen“, fasst Kerstin Steffen die Punkte zusammen, auf die es für sie ankommt. Auch der private Hintergrund sollte aufgeräumt und ruhig sein oder per Konferenz-Programm verschwommen angezeigt werden. Spielende Kinder oder der Partner beim Fernsehen auf der Couch im Hintergrund sind jedenfalls tabu. „Nutzen Sie private Hingucker, um Nähe zu schaffen. Achten Sie aber genau darauf, was Sie zeigen wollen und sollten“, so Steffen. Ideal ist eine gute Lichtquelle von der Seite und wer mag, kann ein Firmenshirt mit Logo tragen oder eine gebrandete Kaffeetasse ins Bild stellen. „Wir ermutigen unsere Mitarbeiter auch dazu, neue Formate auszuprobieren. Etwa eine gemeinsame Kaffee- oder Mittagspause virtuell zu verbringen, wenn es die Zeit und die Internetverbindung zulassen.“

ANSPRECHPARTNERINNEN

Simone Stargardt (l.), Geschäftsführerin von carriere & more Südwest, musste aufgrund des Lockdowns vergangenes Jahr kurzfristig als Präsenztermin geplante Infoveranstaltungen und Weiterbildungskurse in den virtuellen Raum verlegen. Kerstin Steffen (r.), Marketingleiterin bei der imc AG, hat für Online-Meetings interne Guidelines erstellt.

Autorin: LEILA HAIDAR